Umowa powierzenia przetwarzania danych

Wersja dpa-2026-10-29 · 29 października 2026 r.

Umowa w skrócie

Ta umowa określa, jak SITCO LTD przetwarza dane osobowe rozmówców w imieniu klienta, który zamawia usługę „Nieodebrane telefony”. Zawiera elementy wymagane przez art. 28 RODO: przedmiot, czas trwania, charakter i cel przetwarzania, rodzaje danych, kategorie osób oraz obowiązki i prawa stron.

• Klient jest administratorem danych swoich rozmówców. SITCO LTD jest podmiotem przetwarzającym.
• Dane służą wyłącznie do świadczenia usługi. Nie sprzedajemy ich, nie używamy do reklamy ani do trenowania modeli przez SITCO LTD.
• Dostawców, którzy uczestniczą w przetwarzaniu, wymienia Załącznik 3. O zmianie uprzedzamy z odpowiednim wyprzedzeniem, umożliwiającym zgłoszenie uzasadnionego sprzeciwu przed rozpoczęciem przetwarzania.
• O naruszeniu ochrony danych informujemy klienta bez zbędnej zwłoki od jego stwierdzenia.
• Po zakończeniu usługi Administrator wybiera zwrot albo usunięcie danych. Polecenie realizujemy bez zbędnej zwłoki, z uwzględnieniem ustawowych obowiązków przechowywania.

Umowę zawiera się razem z zamówieniem pakietu, przez akceptację w aplikacji app.sitco.pl. Na prośbę klienta przygotujemy ją również do podpisu elektronicznego. Pytania: [email protected].

§1. Strony i definicje

Stronami umowy są: klient, który zamawia usługę „Nieodebrane telefony” (dalej: Administrator), oraz SITCO LTD (nr 13257604), Office 12218c, 182–184 High Street North, East Ham, London E6 2JA, Wielka Brytania (dalej: Podmiot przetwarzający).

Pojęcia „dane osobowe”, „przetwarzanie”, „naruszenie ochrony danych osobowych” i pozostałe pojęcia z zakresu ochrony danych mają znaczenie nadane im w rozporządzeniu (UE) 2016/679 (RODO). Usługa oznacza pakiet „Nieodebrane telefony” opisany w Regulaminie świadczenia usług. Dalszy podmiot przetwarzający oznacza dostawcę, któremu Podmiot przetwarzający powierza określone czynności przetwarzania.

§2. Przedmiot, charakter, cel i czas przetwarzania

Administrator powierza Podmiotowi przetwarzającemu przetwarzanie danych osobowych w zakresie opisanym w Załączniku 1, wyłącznie w celu świadczenia Usługi.

Przetwarzanie polega na automatycznym odbieraniu przekierowanych połączeń, rozpoznawaniu mowy, prowadzeniu rozmowy według scenariusza zatwierdzonego przez Administratora, przygotowaniu zgłoszenia lub rezerwacji, wysłaniu podsumowania i powiadomień oraz przechowywaniu tych informacji w panelu Administratora.

Przetwarzanie trwa przez okres świadczenia Usługi, a następnie przez czas potrzebny do zwrotu i usunięcia danych zgodnie z §11.

§3. Przetwarzanie na polecenie Administratora

Podmiot przetwarzający przetwarza dane wyłącznie na udokumentowane polecenie Administratora. Poleceniami są: ta umowa, Regulamin, konfiguracja asystenta zatwierdzona przez Administratora w aplikacji (scenariusz rozmowy, zakres zbieranych informacji, odbiorcy podsumowań, włączenie rezerwacji i SMS) oraz polecenia wysłane z adresu e‑mail przypisanego do konta.

Jeżeli przepisy prawa Unii lub państwa członkowskiego nakładają obowiązek innego przetwarzania, Podmiot przetwarzający informuje o tym Administratora przed rozpoczęciem przetwarzania, chyba że prawo zabrania takiej informacji.

Podmiot przetwarzający niezwłocznie informuje Administratora, jeżeli jego zdaniem polecenie narusza RODO lub inne przepisy o ochronie danych. Do czasu wyjaśnienia może wstrzymać wykonanie takiego polecenia.

Podmiot przetwarzający nie wykorzystuje powierzonych danych do własnych celów, w tym do marketingu, profilowania ani trenowania modeli.

§4. Obowiązki Administratora

Administrator odpowiada za to, że ma podstawę prawną do przetwarzania danych swoich rozmówców i że spełnia wobec nich obowiązek informacyjny. Treść powitania asystenta Administrator zatwierdza w konfiguracji. Powitanie informuje rozmówcę, że rozmawia z asystentem AI; Administrator nie usuwa tej informacji.

Usługa nie służy do zbierania szczególnych kategorii danych (art. 9 RODO), w tym danych o zdrowiu. Asystent nie pyta o takie dane. Jeżeli rozmówca sam je poda, mogą znaleźć się w transkrypcji i podsumowaniu. Konfiguracja dla podmiotów, których rozmowy z natury dotyczą takich danych, wymaga odrębnego uzgodnienia przed uruchomieniem.

§5. Poufność

Do danych mają dostęp wyłącznie osoby upoważnione przez Podmiot przetwarzający, w zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi i obsługi zgłoszeń Administratora. Każda taka osoba jest zobowiązana do zachowania poufności, także po zakończeniu współpracy.

§6. Bezpieczeństwo przetwarzania

Podmiot przetwarzający stosuje środki techniczne i organizacyjne opisane w Załączniku 2, odpowiednie do ryzyka, zgodnie z art. 32 RODO. Przegląda je przy każdej istotnej zmianie Usługi i co najmniej raz w roku. Zmiana środków nie może obniżyć poziomu ochrony.

§7. Dalsze podmioty przetwarzające

Administrator udziela ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w Załączniku 3.

O zamiarze dodania lub zastąpienia dalszego podmiotu Podmiot przetwarzający informuje Administratora e‑mailem na adres konta z odpowiednim wyprzedzeniem, umożliwiającym zgłoszenie uzasadnionego sprzeciwu przed rozpoczęciem przetwarzania. Administrator może w tym terminie zgłosić uzasadniony sprzeciw. Jeżeli strony nie znajdą rozwiązania, Administrator może wypowiedzieć Usługę ze skutkiem przed wprowadzeniem zmiany i otrzymuje zwrot opłaty za niewykorzystaną część opłaconego okresu.

Podmiot przetwarzający nakłada na dalsze podmioty obowiązki ochrony danych odpowiadające tej umowie i odpowiada wobec Administratora za ich wykonanie.

§8. Przekazywanie danych poza EOG

Podmiot przetwarzający ma siedzibę w Wielkiej Brytanii, wobec której Komisja Europejska wydała decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony danych (art. 45 RODO; decyzja wykonawcza (UE) 2021/1772, przedłużona w grudniu 2025 r. do 27 grudnia 2031 r.). Jeżeli decyzja wygaśnie, zostanie uchylona lub zawieszona, strony stosują od tego dnia standardowe klauzule umowne przyjęte decyzją wykonawczą Komisji (UE) 2021/914 (moduł drugi: administrator – podmiot przetwarzający). Klauzule te stają się wtedy częścią tej umowy, a Załączniki 1–3 pełnią rolę ich dodatków.

Dane mogą być przekazywane do innych państw trzecich wyłącznie w zakresie wskazanym w Załączniku 3 i z zastosowaniem zabezpieczeń z rozdziału V RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych przyjętych przez Komisję Europejską.

§9. Pomoc Administratorowi

Podmiot przetwarzający przekazuje Administratorowi żądania osób, których dane dotyczą, bez zbędnej zwłoki po ich otrzymaniu i nie odpowiada na nie samodzielnie, chyba że Administrator tak poleci.

Na polecenie Administratora wyszukuje, udostępnia, poprawia lub usuwa dane konkretnego rozmówcy w aplikacji oraz zleca ich usunięcie u dalszych podmiotów.

Udziela Administratorowi informacji potrzebnych do wykonania obowiązków z art. 32–36 RODO, w tym do oceny skutków dla ochrony danych i konsultacji z organem nadzorczym.

§10. Naruszenia ochrony danych

Podmiot przetwarzający zgłasza Administratorowi naruszenie ochrony danych bez zbędnej zwłoki od jego stwierdzenia, e‑mailem na adres konta. Zgłoszenie zawiera informacje z art. 33 ust. 3 RODO, w miarę ich dostępności: charakter naruszenia, kategorie i przybliżoną liczbę osób i wpisów, prawdopodobne konsekwencje oraz zastosowane i proponowane środki. Informacje niedostępne od razu przekazuje niezwłocznie w kolejnych etapach.

Podmiot przetwarzający dokumentuje naruszenia i współpracuje z Administratorem przy ich wyjaśnieniu. Nie zawiadamia organu nadzorczego ani osób, których dane dotyczą, w imieniu Administratora bez jego polecenia.

§11. Zwrot i usunięcie danych

Po zakończeniu Usługi Administrator wybiera zwrot albo usunięcie powierzonych danych. Zwrot obejmuje eksport danych przechowywanych w aplikacji przekazany uzgodnionym bezpiecznym kanałem. Następnie usuwamy pozostałe kopie i zlecamy odpowiednie działania dostawcom, chyba że prawo wymaga ich zachowania; wyjaśniamy wówczas podstawę i ograniczamy dalsze użycie.

Dane w zaszyfrowanych kopiach zapasowych są usuwane w cyklu rotacji kopii, zgodnie z odrębnym harmonogramem retencji kopii; Administrator otrzymuje informację o terminie w odpowiedzi na polecenie usunięcia. Do tego czasu kopie nie są używane do bieżącego przetwarzania. Jeżeli kopię trzeba odtworzyć, dane Administratora zostają ponownie usunięte.

Na prośbę Administratora Podmiot przetwarzający potwierdza usunięcie danych e‑mailem.

§12. Informacje i audyty

Podmiot przetwarzający udostępnia Administratorowi informacje niezbędne do wykazania zgodności z art. 28 RODO, w pierwszej kolejności przez odpowiedzi na pytania i dokumentację.

Jeżeli to nie wystarcza, Administrator lub niezależny audytor zobowiązany do poufności może przeprowadzić audyt raz na 12 miesięcy, po uprzedzeniu z odpowiednim wyprzedzeniem, umożliwiającym zgłoszenie uzasadnionego sprzeciwu przed rozpoczęciem przetwarzania, bez dostępu do danych innych klientów. Dodatkowy audyt jest możliwy po naruszeniu ochrony danych lub na żądanie organu nadzorczego. Koszt audytu ponosi Administrator, chyba że audyt wykaże istotne naruszenie tej umowy przez Podmiot przetwarzający.

§13. Odpowiedzialność

Każda ze stron odpowiada wobec osób, których dane dotyczą, zgodnie z art. 82 RODO.

W relacji między stronami odpowiedzialność Podmiotu przetwarzającego za szkody wynikające z przetwarzania niezgodnego z tą umową lub RODO jest ograniczona do łącznej kwoty opłat zapłaconych przez Administratora za Usługę w 12 miesiącach przed zdarzeniem. Ograniczenie nie dotyczy szkody wyrządzonej umyślnie ani zakresu, w którym przepisy prawa nie pozwalają go stosować.

§14. Czas trwania i rozwiązanie

Umowa obowiązuje przez okres świadczenia Usługi i wygasa wraz z nią. Postanowienia §10–§13 obowiązują do czasu usunięcia danych.

Administrator może rozwiązać umowę i Usługę ze skutkiem natychmiastowym, jeżeli Podmiot przetwarzający istotnie narusza tę umowę i nie usunie naruszenia w terminie 14 dni od wezwania.

§15. Postanowienia końcowe

W sprawach ochrony danych osobowych ta umowa ma pierwszeństwo przed Regulaminem. O zmianie umowy Podmiot przetwarzający informuje z odpowiednim wyprzedzeniem, umożliwiającym zgłoszenie uzasadnionego sprzeciwu przed rozpoczęciem przetwarzania; Administrator, który się nie zgadza, może wypowiedzieć Usługę przed wejściem zmiany w życie.

Umowę zawiera się w postaci elektronicznej (art. 28 ust. 9 RODO). Umowa podlega prawu polskiemu. W sprawach nieuregulowanych stosuje się RODO i przepisy polskie o ochronie danych osobowych.

Załącznik 1. Zakres przetwarzania

Kategorie osób

• Osoby dzwoniące na numer Administratora, których połączenia trafiają do asystenta: klienci, potencjalni klienci i inne osoby kontaktujące się z Administratorem.
• Pracownicy lub współpracownicy Administratora wskazani jako odbiorcy podsumowań i powiadomień.

Rodzaje danych

• Numer telefonu rozmówcy i dane połączenia: czas, długość, numer, na który dzwoniono.
• Głos rozmówcy przetwarzany na bieżąco do rozpoznania mowy oraz transkrypcja rozmowy.
• Dane podane przez rozmówcę: imię i nazwisko, numer kontaktowy, adres e‑mail, temat sprawy, lokalizacja, preferowany termin.
• Dane rezerwacji: termin i rodzaj wizyty zapisanej w kalendarzu Administratora.
• Zgoda rozmówcy na SMS oraz treść wysłanych SMS.
• Podsumowanie rozmowy i treść zgłoszenia.
• Dane odbiorców powiadomień: imię, adres e‑mail, numer telefonu.

Szczególne kategorie danych nie są celem przetwarzania (§4).

Okresy przechowywania

• Nagranie audio: asystent klienta nie zapisuje nagrań rozmów.
• Dane u dostawców technologii mowy i modelu językowego: według zasad wskazanych dla każdego dostawcy w Załączniku 3. Brak nagrań w aplikacji sitco nie oznacza braku przechowywania wejść i wyjść API przez wszystkich dostawców.
• Treść zamkniętych spraw i dane kontaktowe w aplikacji: 90 dni od zamknięcia sprawy. Zasada obejmuje powiązane kopie powiadomień e‑mail/SMS i dane zakończonych rezerwacji zapisane w aplikacji. Otwarte sprawy, aktywne rezerwacje i nierozstrzygnięte wysyłki wymagają wcześniejszego rozstrzygnięcia. Podstawowe metadane potrzebne do rozliczeń i zapobiegania duplikatom są przechowywane oddzielnie. Kopie zapasowe podlegają §11; egzemplarze wiadomości u Administratora i wpisy w jego kalendarzu podlegają jego zasadom.
• Po zakończeniu Usługi: zgodnie z §11.

Załącznik 2. Środki bezpieczeństwa

• Lokalizacja i infrastruktura. Aplikacja, baza danych i automatyzacje działają na serwerze w centrum danych w Niemczech. Dostęp administracyjny odbywa się szyfrowanym kanałem SSH.
• Szyfrowanie w transmisji. Aplikacja app.sitco.pl i połączenia z dostawcami korzystają z szyfrowanego połączenia HTTPS (TLS).
• Szyfrowanie danych dostępowych. Tokeny dostępu do kalendarzy są przechowywane w postaci zaszyfrowanej (AES-256-GCM).
• Kontrola dostępu. Do panelu loguje się kodem lub linkiem wysłanym na e‑mail. Sesję obsługuje plik cookie niedostępny dla skryptów strony (HttpOnly, Secure, SameSite). Dane każdego klienta są powiązane z jego kontem i widoczne w panelu tylko po zalogowaniu na to konto. Dostęp do systemów produkcyjnych mają wyłącznie osoby upoważnione przez SITCO LTD.
• Minimalizacja. Aplikacja sitco nie przechowuje nagrań audio. Zakres retencji dostawców jest oceniany osobno; nie przenosimy ustawień własnego demo ElevenLabs na silnik obsługujący klientów. Datę zamknięcia sprawy zapisuje aplikacja; nie wylicza jej z daty rozmowy.
• Kopie zapasowe. Codzienna zaszyfrowana kopia danych aplikacji jest dodatkowo szyfrowana przed wysłaniem poza serwer do magazynu w UE. Klucz zna wyłącznie SITCO LTD. Odtworzenie kopii zostało sprawdzone.
• Usuwanie. Mechanizm uruchamiany przy starcie aplikacji i co godzinę usuwa objętą retencją treść spraw oraz powiązane kopie powiadomień. Po odtworzeniu kopii mechanizm działa przed udostępnieniem aplikacji. Zakończenie całej usługi obejmuje osobną procedurę zwrotu/usunięcia danych i plików; nie usuwa ona wymaganych dokumentów rozliczeniowych.
• Naruszenia. Procedura zgłaszania i dokumentowania naruszeń opisana w §10.

Załącznik 3. Dostawcy i miejsca przetwarzania

Tabela przewija się w poziomie →

Każde dodatkowe powierzenie danych operatorowi numeru, ElevenLabs lub innemu dostawcy technologii wymaga wskazania podmiotu, funkcji, miejsc przetwarzania i właściwych zabezpieczeń oraz wcześniejszego powiadomienia Administratora zgodnie z §7. Nazwa narzędzia w kodzie lub używanie go we własnym demo sitco nie stanowi samo w sobie zgody na przetwarzanie danych klientów.

Mistral AI nie jest automatycznie dopuszczony jako podprocesor danych rozmówców na podstawie tego załącznika. Jego publiczna DPA określa klienta jako administratora i przewiduje własną rolę administratora w moderacji. Przed przekazaniem danych rozmówców w konfiguracji, w której sitco jest procesorem, musi zostać zapewniona właściwa podstawa umowna, zgodny zakres poleceń i ujawnienie tej roli Administratorowi.

Kalendarz i skrzynkę odbiorczą wybiera i utrzymuje Administrator. sitco uzyskuje do kalendarza wyłącznie udzielony zakres dostępu. Stripe obsługuje płatności na właściwych dla niego zasadach; nie otrzymuje transkrypcji rozmów jako elementu tej usługi.

Przed transferem do państwa trzeciego sitco dokumentuje odbiorcę, cel, miejsca i ważne zabezpieczenie. Jeżeli podstawa transferu przestaje obowiązywać, zawiesza daną operację do ustanowienia zgodnego rozwiązania. Ta umowa nie upoważnia do transferu niezgodnego z prawem.