Automatyzacja procesów · na zamówienie
Mail, formularz albo dokument. Sprawa nie znika po drodze.
Automatyzacja procesów porządkuje dane z wiadomości, formularzy i dokumentów, sprawdza ich kompletność, tworzy sprawę i pilnuje kolejnego kroku. Gdy potrzebna jest decyzja, przekazuje człowiekowi dane i kontekst.
Od: Marta N. · Temat: Remont łazienki — wycena
Dzień dobry, chcielibyśmy wyremontować łazienkę w mieszkaniu. Prosimy o wycenę.
Pozdrawiam, Marta
- Temat
- Remont łazienki
- Klient
- Marta N.
- Zakres
- brak metrażu
- Termin
- brak
- Miejsce
- brak adresu
- Prowadzi
- Piotr
czeka na Ciebie Szkic pytań o braki
Dane fikcyjne. Pola i reguły ustalamy dla Twojego procesu.
Cztery procesy, od których najczęściej zaczynamy.
Zaczynamy od jednego procesu, nie od przebudowy całej firmy. Wybierz ten, który dziś krąży między skrzynką, arkuszem i pamięcią zespołu.
- 01Zapytania ofertoweMail z opisem projektu → brief z brakami → szkic odpowiedzi do akceptacji.
- 02Dokumenty i fakturyPDF albo skan → sprawdzenie kompletu → konkretny krok albo wyjątek z powodem.
- 03Wspólna skrzynka e‑mailbiuro@ → stan roboczy i właściciel → przekazanie z adresatem, powodem i działaniem.
- 04Zgłoszenia serwisoweFormularz → jawny brak danych → przekazanie z warunkiem i jednym zadaniem.
Z wiadomości, pliku albo formularza powstaje sprawa, którą ktoś może przejąć.
01 · Wpada
Wpada
Mail, formularz, dokument albo zgłoszenie. Czasem z pełnym opisem, czasem z połową informacji.
02 · System porządkuje
System porządkuje
Zbiera dane, sprawdza braki, przypisuje sprawę i przygotowuje kolejny krok według ustalonych reguł.
03 · Wychodzi
Wychodzi
Brief, zadanie, szkic odpowiedzi, status albo sprawa przekazana człowiekowi z kompletem informacji.
Co może robić automatyzacja procesów?
Zakres ustalamy na podstawie konkretnego procesu. Nie automatyzujemy wszystkiego tylko dlatego, że się da.
- 01Zbiera dane
- Z maili, formularzy, dokumentów i innych ustalonych źródeł.
- 02Pokazuje braki
- Wskazuje, czego potrzeba, zanim sprawa pójdzie dalej.
- 03Tworzy sprawę
- Porządkuje informacje w jednej karcie zamiast w kilku miejscach.
- 04Przypisuje kolejny krok
- Wiadomo, kto ma coś sprawdzić, zatwierdzić albo wykonać.
- 05Przygotowuje szkic
- Odpowiedź, podsumowanie lub propozycję działania.
- 06Pilnuje statusu
- Przypomina o sprawie, która nie powinna zniknąć w skrzynce „do ogarnięcia”.
Automatyzacja ma wiedzieć, kiedy przestać działać sama.
Jeśli dane są niepełne, sprzeczne albo sprawa nie pasuje do ustalonych reguł, system nie zgaduje. Oznacza wyjątek i przekazuje go człowiekowi.
System może
- zebrać dane z ustalonych źródeł
- sprawdzić kompletność informacji
- utworzyć zadanie lub kartę sprawy
- przygotować szkic wiadomości
- przypisać status i właściciela
- przypomnieć o kolejnym kroku
Człowiek decyduje
- gdy dane są sprzeczne
- gdy brakuje ważnych informacji
- gdy sprawa wymaga wyjątku
- gdy decyzja ma skutki finansowe
- gdy odpowiedź wymaga oceny handlowej
- gdy proces wychodzi poza ustalony zakres
Działa z narzędziami, które już masz.
Nie musisz wymieniać całej infrastruktury. Konkretne integracje ustalamy dopiero po mapie procesu. Narzędzie nie jest strategią. Jest narzędziem.
Źródła danych
- Formularz
- Dokument
- Telefon
Miejsce pracy
- Arkusz
- CRM
- System obsługi
- Komunikator
Rezultat
- Brief
- Zadanie
- Szkic
- Status
- Przekazanie do człowieka
Projekt zaczyna się od jednego procesu.
Zakres i termin zależą od danych, narzędzi i wyjątków w Twojej firmie. Dlatego najpierw sprawdzamy proces, potem podajemy cenę. Jak pracujemy
- 1
Rozpoznanie
Wybieramy problem, który naprawdę warto automatyzować.
- 2
Mapa procesu
Ustalamy dane, reguły, wyjątki i oczekiwany wynik.
- 3
Budowa i testy
Budujemy uzgodniony zakres i sprawdzamy go na prawdziwych przykładach.
- 4
Kontrolowane uruchomienie
System rusza, a zespół widzi, co dzieje się po drodze.
- 5
Stabilizacja
Poprawiamy błędy i dopiero wtedy rozszerzamy zakres.
Ile to kosztuje?
- 0 złRozmowa 20 minut
- 1 900 złMapa jednego procesu
- od 6 900 złWdrożenie jednego procesu
Zacznij od jednego procesu.
Opisz w 20 minut proces, który dziś zabiera zespołowi czas. Jeśli nie warto go automatyzować, usłyszysz to na tej rozmowie.
Albo zadzwoń: +48 732 126 100 · napisz: [email protected]