Proces · zapytania ofertowe
Zapytanie ofertowe. Najpierw braki, potem odpowiedź.
Mail z opisem projektu rzadko zawiera wszystko, czego potrzeba do wyceny. System wyciąga dane, pokazuje braki i zakłada kartę sprawy z właścicielem. Odpowiedź powstaje jako szkic — wysłanie to decyzja człowieka.
Od: Marta N. · Temat: Remont łazienki — wycena
Dzień dobry, chcielibyśmy wyremontować łazienkę w mieszkaniu. Prosimy o wycenę.
Pozdrawiam, Marta
- Temat
- Remont łazienki
- Klient
- Marta N.
- Zakres
- brak metrażu
- Termin
- brak
- Miejsce
- brak adresu
- Prowadzi
- Piotr
czeka na Ciebie Szkic pytań o braki
Dane fikcyjne. Pola i reguły ustalamy dla Twojego procesu.
Co wpada. Co wychodzi.
01 · Wpada
Mail, formularz albo wiadomość.
Czasem z pełnym opisem. Czasem z połową informacji i załącznikiem nazwanym „final_final2”.
02 · System porządkuje
Dane, braki, właściciel.
Wyciąga dane, porównuje je z listą potrzebną do wyceny, zakłada kartę sprawy i przypisuje osobę, która ją prowadzi.
03 · Wychodzi
Brief i szkic odpowiedzi.
Pytania o brakujące dane są gotowe do wysłania. Nie wychodzą bez Twojej akceptacji.
Cztery pytania, zanim ktoś zacznie wyceniać.
System nie uzupełnia braków z wyobraźni. Pyta o to, co ustaliliśmy z Tobą jako minimum do wyceny.
- 01
Czego dotyczy zapytanie?
Usługa, klient i miejsce — na tyle konkretnie, żeby nie dopytywać o podstawy.
- 02
Czego brakuje do wyceny?
Zakres, termin, miejsce realizacji. Lista jest ustalona z Tobą, nie zgadywana.
- 03
Kto prowadzi sprawę?
Jedna osoba albo rola, przypisana od razu, a nie „ktoś z zespołu”.
- 04
Co dalej i kiedy?
Szkic odpowiedzi, a gdy klient nie odpisze — przypomnienie według ustalonych reguł.
Tak wygląda zwykły dzień tego procesu.
Każdy krok zostaje w dzienniku. Fioletowe wiersze to miejsca, w których system świadomie się zatrzymał i czeka na człowieka.
- 08:12 Zapytanie: remont łazienki, trzy zdania opisukarta #0418 zrobione
- 08:12 Braki: metraż, termin, adreslista ustalona z firmą zatrzymane
- 08:13 Szkic odpowiedzi z pytaniami o brakiczeka na akceptację czeka na Ciebie
- 10:40 Formularz: zabudowa kuchni, komplet danychbrief → Piotr zrobione
- 13:05 Klient odpisał: 6 m², od listopadakarta #0418 uzupełniona zrobione
- 13:06 Prośba o rabat 15%decyzja handlowa czeka na Ciebie
Przykładowy dziennik, dane fikcyjne. Zakres, reguły i miejsca zatrzymania ustalamy w mapie procesu.
Granice są częścią systemu.
Jeśli dane są niepełne, sprzeczne albo sprawa nie pasuje do reguł, system nie zgaduje. Oznacza wyjątek i przekazuje go człowiekowi. To nie awaria — to punkt kontroli.
System może
- wyciągnąć dane z wiadomości i formularza
- pokazać braki według ustalonej listy
- założyć kartę sprawy i przypisać właściciela
- przygotować szkic odpowiedzi
- przypomnieć o zapytaniu bez odpowiedzi
Człowiek decyduje
- wysłanie odpowiedzi do klienta
- cena, rabat i warunki
- sprzeczne dane w zapytaniu
- sprawa spoza ustalonego zakresu
Wzorzec opisaliśmy szerzej na blogu
Automatyzacja firmy od jednego procesuWpis zostaje w WordPressie pod obecnym adresem.
Inne procesy, od których zaczynamy
Dokumenty i faktury
PDF albo skan → sprawdzenie kompletu → konkretny krok albo wyjątek z powodem.
Zobacz procesWspólna skrzynka e‑mail
biuro@ → stan roboczy i właściciel → przekazanie z adresatem, powodem i działaniem.
Zobacz procesZgłoszenia serwisowe
Formularz → jawny brak danych → przekazanie z warunkiem i jednym zadaniem.
Zobacz procesMasz taki proces u siebie?
Opisz go w 20 minut. Powiemy, czy warto go automatyzować, od czego zacząć i czego nie ruszać.
Albo zadzwoń: +48 732 126 100 · napisz: [email protected]