Proces · dokumenty i faktury
Dokument to jeszcze nie sprawa. System pilnuje, żeby się nią stał.
Faktura, reklamacja albo protokół wpada mailem lub przez formularz. System rozpoznaje typ, sprawdza minimalny komplet i przekazuje dokument do konkretnego kroku. Nieczytelny plik albo brak NIP-u nie udaje zakończenia — staje się wyjątkiem z nazwanym powodem.
Załącznik z maila od dostawcy
- Typ
- Faktura kosztowa
- Dostawca
- Hurtownia Elmat
- Kwota
- 2 460,00 zł brutto
- NIP nabywcy
- brak
- Do kogo
- Anna · księgowość
- Warunek
- poprawiona faktura
wyjątek do wyjaśnienia nie „obsłużone”
Dane fikcyjne. Pola i reguły ustalamy dla Twojego procesu.
Co wpada. Co wychodzi.
01 · Wpada
PDF, skan, zdjęcie, formularz.
Dokument to dopiero wejście do pracy. Widać materiał źródłowy i datę wpływu.
02 · System porządkuje
Typ, pola, minimalny komplet.
Rozpoznaje rodzaj dokumentu, odczytuje potrzebne informacje i porównuje je z kompletem ustalonym dla tego typu.
03 · Wychodzi
Do kroku, nie do skrzynki.
„Weryfikacja faktury”, „ocena reklamacji” — albo wyjątek: czego brakuje, do kogo trafia, co musi się wydarzyć.
Cztery stany. Wyjątek nigdy nie wygląda jak zakończenie.
Dla jednego obiegu wystarczą czasem cztery proste stany. Wyjątek ma osobną, widoczną gałąź — z powodem, adresatem i warunkiem powrotu.
- WpłynąłPrzyjęty w ustalonym punkcie wejścia. Widać materiał źródłowy i datę.
- Rozpoznany i sprawdzonyTyp określony, pola odczytane i porównane z minimalnym kompletem.
- Gotowy do następnego krokuMa przypisanie, wymagane pola i osobę, która go przejmuje.
Jedna kontrola na koniec dnia
- Ile dokumentów czeka na uzupełnienie?
- Które nie są jeszcze przypięte do sprawy?
- Które nie mają wskazanego następnego kroku?
Tak wygląda zwykły dzień tego procesu.
Każdy krok zostaje w dzienniku. Fioletowe wiersze to miejsca, w których system świadomie się zatrzymał i czeka na człowieka.
- 07:58 Faktura od dostawcy, PDF z mailarozpoznana: faktura kosztowa zrobione
- 07:58 Brak NIP-u nabywcywyjątek #0412 · Anna zatrzymane
- 09:30 Reklamacja z formularza, trzy zdjęciado kroku: ocena reklamacji zrobione
- 11:15 Skan nieczytelnyprośba o ponowne przesłanie zatrzymane
- 16:00 Faktura powyżej progu akceptacjiczeka na akceptację czeka na Ciebie
- 16:30 Przegląd dnia: 2 do uzupełnienia, 0 bez sprawypodsumowanie e‑mailem zrobione
Przykładowy dziennik, dane fikcyjne. Zakres, reguły i miejsca zatrzymania ustalamy w mapie procesu.
Granice są częścią systemu.
Jeśli dane są niepełne, sprzeczne albo sprawa nie pasuje do reguł, system nie zgaduje. Oznacza wyjątek i przekazuje go człowiekowi. To nie awaria — to punkt kontroli.
System może
- rozpoznać typ dokumentu
- odczytać ustalone pola
- sprawdzić minimalny komplet
- przypiąć dokument do sprawy i kroku
- oznaczyć wyjątek z powodem i adresatem
- przygotować przegląd na koniec dnia
Człowiek decyduje
- akceptacja płatności
- ocena reklamacji
- dokument nietypowy albo sprzeczny
- zmiana reguł obiegu
Wzorzec opisaliśmy szerzej na blogu
Obieg dokumentów w firmie: jak przekazać fakturę bez szukania kontekstuWpis zostaje w WordPressie pod obecnym adresem.
Inne procesy, od których zaczynamy
Zapytania ofertowe
Mail z opisem projektu → brief z brakami → szkic odpowiedzi do akceptacji.
Zobacz procesWspólna skrzynka e‑mail
biuro@ → stan roboczy i właściciel → przekazanie z adresatem, powodem i działaniem.
Zobacz procesZgłoszenia serwisowe
Formularz → jawny brak danych → przekazanie z warunkiem i jednym zadaniem.
Zobacz procesMasz taki proces u siebie?
Opisz go w 20 minut. Powiemy, czy warto go automatyzować, od czego zacząć i czego nie ruszać.
Albo zadzwoń: +48 732 126 100 · napisz: [email protected]