Biuro rachunkowe · projekt indywidualny
Te same braki co miesiąc. Prośby mogą wychodzić według reguł.
Brakujące dokumenty wracają co miesiąc, a przypominanie o nich zabiera czas zespołowi. W projekcie planujemy prośby o dokumenty, listę braków i przekazanie wyjątków księgowej. Kanały, integracje i harmonogram ustalamy po poznaniu pracy Twojego biura.
- Klient
- Kowalski Sp. j.
- Brakuje
- 2 faktury kosztowe
- Przypomnienie
- wysłane 3.10 · 09:05
- Dalej
- kontakt osobisty 8.10
zatrzymane po odpowiedzi tylko gdy dokument dotarł
Tydzień przed terminem rozliczenia.
Prośba ma jasny powód i dalszy krok. Proces ma koniec, ale nie zakłada, że każdy klient odeśle dokumenty sam.
Wychodzi pierwsza prośba.
Wiadomość mówi, jakich dokumentów brakuje i gdzie je przekazać. Treść zatwierdzasz przed startem.
- Do
- Kowalski Sp. j.
- Brakuje
- 2 faktury kosztowe
- Gdzie
- skrzynka biura
Klient odsyła jeden z dwóch dokumentów.
Stan aktualizuje się w ustalonym miejscu. Automatyczne zatrzymanie wymaga wiarygodnej informacji, że dokument dotarł.
- Dotarło
- 1 z 2
- Brakuje
- faktura za paliwo
Inna treść dla innej grupy.
Różne terminy i tony dla wybranych grup — jeśli takie podziały mają sens i są dostępne w danych.
- Grupa
- JDG, ryczałt
- Termin
- 5. dzień miesiąca
- Ton
- krótki
Klient odpisuje pytaniem, nie dokumentem.
Pytanie wymaga oceny. Trafia do księgowej zamiast krążyć w kolejnych przypomnieniach.
- Treść
- czy paragon wystarczy?
- Do
- Anna · księgowa
czeka na Ciebie
Bez odpowiedzi po tygodniu.
Zespół wie, kiedy zadzwonić osobiście. Kolejna automatyczna prośba nie wychodzi bez końca.
- Klienci
- 3
- Powód
- brak odpowiedzi 7 dni
automatyzacja zatrzymana
Dzień fikcyjny. Scenariusz, pytania i miejsca przekazania ustalamy z Tobą.
To samo popołudnie, dwa sposoby.
Bez ustalonych reguł
- Braki sprawdzasz w kilku miejscach.
- Ręcznie ustalasz, do kogo i kiedy napisać.
- Po odpowiedzi trzeba pamiętać, żeby nie ponawiać prośby.
Po ustaleniu reguł
- Harmonogram podpowiada, kiedy wysłać prośbę.
- Stan dokumentów jest w ustalonym miejscu.
- Wyjątki trafiają do księgowej z kontekstem.
Najpierw weryfikujemy dostęp do danych, uprawnienia i zakres połączenia. Dopiero wtedy ustalamy, które przypomnienia da się bezpiecznie zautomatyzować. Rozmowy telefoniczne o dokumentach to osobny zakres.
Jak planujemy przypomnienia.
- 01
Ustalamy źródło braków
Skąd biuro wie o brakujących dokumentach i kto aktualizuje stan. Na tej podstawie prosta lista spraw albo połączenie z używanym narzędziem.
- 02
Ustalamy treść i harmonogram
Kanał, ton i częstotliwość. Każde przypomnienie mówi, czego brakuje i gdzie to przekazać. Treść sprawdzamy na przykładach.
- 03
Sprawdzamy odpowiedzi i wyjątki
Po wysłaniu aktualizujemy stan i obsługujemy wyjątki. Jeśli klient nie odpowie, zespół wie, kiedy zadzwonić osobiście.
Granice ustalamy, zanim ktoś zadzwoni.
System może
- wysłać prośbę według harmonogramu
- pokazać, czego brakuje i komu przypomniano
- zaktualizować stan po wiarygodnej odpowiedzi
- zatrzymać przypomnienia w ustalonym momencie
Człowiek decyduje
- pytania merytoryczne klientów
- kontakt osobisty po braku odpowiedzi
- zmiana reguł i treści
- ocena nietypowego dokumentu
Najpierw sprawdzamy Twój system. Potem cena.
Projekt indywidualny
Wycena po rozpoznaniu
Rozmowa 20 minut 0 zł. Potem mapa procesu za 1 900 zł netto i dopiero wtedy cena wdrożenia.
To nie jest zamówienie pakietu 699 zł.
Pytania: biura rachunkowe
Czy klienci nie obrażą się na automatyczne wiadomości?
To zależy od tonu, częstotliwości i relacji z klientem. Przed wysyłką wspólnie zatwierdzamy przykładowe wiadomości oraz kanał kontaktu. Każda prośba wskazuje konkretny brak i sposób odpowiedzi.
Czy muszę wdrażać nowy, skomplikowany program?
Nie zawsze. Zależy to od tego, gdzie dziś prowadzisz listę braków i czy używany program pozwala bezpiecznie odczytać oraz aktualizować stan dokumentów.
Co, jeśli klient prześle brakujące dokumenty?
Trzeba zaktualizować stan sprawy, żeby nie wysyłać dalszych próśb. Automatycznie dzieje się to tylko wtedy, gdy system pozwala wiarygodnie powiązać odpowiedź z listą braków.
Czy mogę ustawić różne przypomnienia dla różnych klientów?
Tak, jeśli takie podziały mają sens w Twoim biurze i są dostępne w danych. Reguły oraz wyjątki ustalamy przed uruchomieniem.
Czy mogę najpierw przetestować to na kilku klientach?
Tak. Możemy zacząć od ograniczonej grupy klientów i sprawdzić treść, harmonogram i obsługę odpowiedzi przed rozszerzeniem procesu.
Opowiedz, gdzie dziś gubią się sprawy.
W 20 minut ustalimy sensowny zakres asystenta i integracji. Jeśli to się nie opłaca, powiemy wprost.
Albo zadzwoń: +48 732 126 100 · napisz: [email protected]