AUTOMATYZACJA PROCESÓW · NA ZAMÓWIENIE

Mail, formularz albo dokument.
Sprawa nie znika po drodze.

Automatyzacja procesów porządkuje dane z wiadomości, formularzy i dokumentów, sprawdza ich kompletność, tworzy sprawę i pilnuje kolejnego kroku. Gdy potrzebna jest decyzja, przekazuje człowiekowi dane i kontekst.

Zobacz demo procesu

Umów rozmowę o projekcie

Zaczynamy od jednego procesu.
Nie od przebudowy całej firmy.

● DANE FIKCYJNE · DEMO

Zapytanie do oferty

01   Wpada wiadomość z opisem projektu
02  System pokazuje brakujące dane
03  Powstaje karta sprawy z właścicielem
04  Odpowiedź zostaje szkicem do akceptacji

DECYZJA CZŁOWIEKA
Odpowiedź nie wychodzi automatycznie bez akceptacji.

● CO WPADA. CO WYCHODZI.

Z wiadomości, pliku albo formularza powstaje sprawa, którą ktoś może przejąć.

System nie ma zastąpić całej firmy. Ma uporządkować ten fragment, który dziś krąży między skrzynką, arkuszem i pamięcią zespołu.

Wpada

Mail, formularz, dokument albo zgłoszenie. Czasem z pełnym opisem. Czasem z połową informacji i załącznikiem nazwanym „final_final2”.

System porządkuje

Zbiera dane, sprawdza braki, przypisuje sprawę i przygotowuje kolejny krok według ustalonych reguł.

Wychodzi

Brief, zadanie, szkic odpowiedzi, status albo sprawa przekazana człowiekowi z kompletem informacji.

● PRZYKŁAD · ZAPYTANIE DO OFERTY

Najpierw porządkujemy zapytanie.
Dopiero potem przygotowujemy odpowiedź.

Dane są fikcyjne, ale logika procesu jest prawdziwa: system nie uzupełnia braków z wyobraźni.

01 · Zapytanie

Mail zawiera opis projektu, ale nie ma wszystkich danych potrzebnych do rozpoczęcia wyceny.

02 · Braki

System wskazuje, czego brakuje: zakresu, terminu i miejsca realizacji.

03 · Brief

Informacje trafiają do jednej karty sprawy z właścicielem i statusem.

04 · Szkic odpowiedzi

Powstaje propozycja wiadomości, ale przed wysłaniem czeka na akceptację człowieka.

Zobacz demo procesu

Co może robić automatyzacja procesów?

Zakres ustalamy na podstawie konkretnego procesu. Nie automatyzujemy wszystkiego tylko dlatego, że się da.

· Zbiera dane
Z maili, formularzy, dokumentów i innych ustalonych źródeł.

· Pokazuje braki
Wskazuje, czego potrzeba, zanim sprawa pójdzie dalej.

· Tworzy sprawę
Porządkuje informacje w jednej karcie zamiast w kilku miejscach.

· Przypisuje kolejny krok
Wiadomo, kto ma coś sprawdzić, zatwierdzić albo wykonać.

· Przygotowuje szkic
Może przygotować odpowiedź, podsumowanie lub propozycję działania.

· Pilnuje statusu
Przypomina o sprawie, która nie powinna zniknąć w skrzynce „do ogarnięcia”.

● GRANICE SĄ CZĘŚCIĄ SYSTEMU

Automatyzacja ma wiedzieć, kiedy przestać działać sama.

Jeśli dane są niepełne, sprzeczne albo sprawa nie pasuje do ustalonych reguł, system nie zgaduje. Oznacza wyjątek i przekazuje go człowiekowi. To nie awaria. To rozsądny punkt kontroli.

System może

• zebrać dane z ustalonych źródeł
• sprawdzić kompletność informacji
• utworzyć zadanie lub kartę sprawy
• przygotować szkic wiadomości
• przypisać status i właściciela
• przypomnieć o kolejnym kroku

Człowiek decyduje

• gdy dane są sprzeczne
• gdy brakuje ważnych informacji
• gdy sprawa wymaga wyjątku
• gdy decyzja ma skutki finansowe
• gdy odpowiedź wymaga oceny handlowej
• gdy proces wychodzi poza ustalony zakres

Działa z narzędziami, które już masz.

Nie musisz wymieniać całej infrastruktury. Najpierw sprawdzamy, gdzie dziś krążą dane i jaki następny krok powinien zostać wykonany.

Źródła danych

Mail · formularz · dokument · telefon

Miejsce pracy

Arkusz · CRM · system obsługi · komunikator

Rezultat

Brief · zadanie · szkic · status · przekazanie do człowieka

Konkretne integracje ustalamy dopiero po mapie procesu. Narzędzie nie jest strategią. Jest narzędziem.

Najpierw jeden proces.
Resztę dokładamy, gdy pierwszy działa.

1. Rozpoznanie

Wybieramy sprawę, która wraca i ma konkretny wynik.

2. Mapa

Ustalamy dane, reguły, wyjątki i właściciela procesu.

3. Budowa

Budujemy uzgodniony zakres jednego procesu.

4. Test i uruchomienie

Sprawdzamy dane próbne i wyjątki, a potem uruchamiamy uzgodniony zakres pod kontrolą.

5. Stabilizacja i decyzja

Poprawiamy błędy w uzgodnionym zakresie i decydujemy, czy warto rozszerzać proces.

To ma sens, jeśli ta sama sprawa wraca regularnie.

Dobry punkt startu

• sprawa pojawia się regularnie
• wiadomo, jakie dane powinny wejść
• wiadomo, jaki wynik ma powstać
• ktoś odpowiada za proces
• można przygotować dane testowe

Nie zaczynamy od tego, jeśli

• nikt nie jest właścicielem procesu
• każdy przypadek wygląda zupełnie inaczej
• firma oczekuje autonomicznych decyzji wysokiego ryzyka
• nie ma danych ani przykładów do testów
• jedynym założeniem jest „zróbmy coś z AI”

Nie sprzedajemy „automatyzacji wszystkiego”.

Najpierw wyceniamy proces, który da się opisać i przetestować. Zakres zależy od danych, systemów, wyjątków i odpowiedzialności po stronie firmy.

MAPA JEDNEGO PROCESU

Cena orientacyjna: od 1 900 zł netto

Opis procesu, danych, wyjątków, odpowiedzialności i kryteriów odbioru. Po mapie wiadomo, czy warto wdrożyć pierwszy zakres i co dokładnie ma robić system.

Umów rozmowę o projekcie

Koszty telefonii, modeli AI i usług zewnętrznych są liczone osobno.

FAQ - Najczęściej Zadawane Pytania

Czy automatyzacja procesów zastąpi mój CRM?

Nie musi. Najczęściej działa obok narzędzi, które już są w firmie. Najpierw sprawdzamy, gdzie dane powinny trafiać i jaki wynik ma powstać.

Czy system wysyła wiadomości sam?

Może przygotować szkic wiadomości. Wysłanie zależy od ustalonego procesu i poziomu akceptacji człowieka.

Co dzieje się, gdy brakuje danych?

System pokazuje brakujące informacje i zatrzymuje sprawę albo przekazuje ją człowiekowi. Nie powinien uzupełniać ważnych danych na podstawie domysłów.

Czy muszę zmieniać obecne programy?

Nie zakładamy tego. Najpierw sprawdzamy, co już działa i gdzie występuje ręczne przepisywanie lub pilnowanie spraw.

Jak długo trwa wdrożenie?

Zależy od zakresu, liczby narzędzi, wyjątków i danych testowych. Dlatego zaczynamy od mapy jednego procesu, a nie od przypadkowej obietnicy terminu.

Czy człowiek nadal ma kontrolę?

Tak - szczególnie przy wyjątkach, niepewnych danych, decyzjach finansowych i odpowiedziach wymagających oceny.

Pokaż nam sprawę, która dziś krąży po firmie.

Wystarczy jeden przykład: mail, dokument, formularz albo zgłoszenie. Sprawdzimy, czy warto go automatyzować i od czego zacząć.

Umów rozmowę o projekcie

Jeśli proces nie ma sensu do automatyzacji, też powiemy to wprost.

sitco.pl - automatyzujemy telefony, papierologię i pozyskiwanie klientów dla polskich firm.

Zaobserwuj nas:

Firma i Kontakt

Sprzedawca: SITCO LTD (nr 13257604).

Adres rejestrowy: Office 12218c, 182–184 High Street North, East Ham, London E6 2JA, Wielka Brytania.

+48 732 126 100 [email protected]

Mail, formularz albo dokument. Sprawa nie znika po drodze.

Z wiadomości, pliku albo formularza powstaje sprawa, którą ktoś może przejąć.

Wpada

System porządkuje

Wychodzi

Najpierw porządkujemy zapytanie. Dopiero potem przygotowujemy odpowiedź.

01 · Zapytanie

02 · Braki

03 · Brief

04 · Szkic odpowiedzi

Co może robić automatyzacja procesów?

· Zbiera dane Z maili, formularzy, dokumentów i innych ustalonych źródeł.

· Pokazuje brakiWskazuje, czego potrzeba, zanim sprawa pójdzie dalej.

· Tworzy sprawę Porządkuje informacje w jednej karcie zamiast w kilku miejscach.

· Przypisuje kolejny krok Wiadomo, kto ma coś sprawdzić, zatwierdzić albo wykonać.

· Przygotowuje szkic Może przygotować odpowiedź, podsumowanie lub propozycję działania.

· Pilnuje statusu Przypomina o sprawie, która nie powinna zniknąć w skrzynce „do ogarnięcia”.

Automatyzacja ma wiedzieć, kiedy przestać działać sama.

Działa z narzędziami, które już masz.

Źródła danych

Miejsce pracy

Rezultat

Najpierw jeden proces. Resztę dokładamy, gdy pierwszy działa.

1. Rozpoznanie

2. Mapa

3. Budowa

4. Test i uruchomienie

5. Stabilizacja i decyzja

To ma sens, jeśli ta sama sprawa wraca regularnie.

Dobry punkt startu

Nie zaczynamy od tego, jeśli

Nie sprzedajemy „automatyzacji wszystkiego”.

FAQ - Najczęściej Zadawane Pytania

Czy automatyzacja procesów zastąpi mój CRM?

Czy system wysyła wiadomości sam?

Co dzieje się, gdy brakuje danych?

Czy muszę zmieniać obecne programy?

Jak długo trwa wdrożenie?

Czy człowiek nadal ma kontrolę?

Pokaż nam sprawę, która dziś krąży po firmie.

Systemy sitco

Rozwiązania Branżowe

Współpraca i Prawo

Firma i Kontakt

Mail, formularz albo dokument.
Sprawa nie znika po drodze.

Najpierw porządkujemy zapytanie.
Dopiero potem przygotowujemy odpowiedź.

· Zbiera dane
Z maili, formularzy, dokumentów i innych ustalonych źródeł.

· Pokazuje braki
Wskazuje, czego potrzeba, zanim sprawa pójdzie dalej.

· Tworzy sprawę
Porządkuje informacje w jednej karcie zamiast w kilku miejscach.

· Przypisuje kolejny krok
Wiadomo, kto ma coś sprawdzić, zatwierdzić albo wykonać.

· Przygotowuje szkic
Może przygotować odpowiedź, podsumowanie lub propozycję działania.

· Pilnuje statusu
Przypomina o sprawie, która nie powinna zniknąć w skrzynce „do ogarnięcia”.

Najpierw jeden proces.
Resztę dokładamy, gdy pierwszy działa.